La digitalizzazione della gestione documentale è fra le pratiche che possono portare un maggior vantaggio operativo alle aziende, soprattutto in un Paese come l’Italia con una forte connotazione burocratica. Inoltre, oggi che la maggior parte del dialogo anche con la Pubblica Amministrazione può avvenire in formato nativamente digitale, la possibilità di implementare processi documentali che siano nativamente digitali costituisce un importante vantaggio strategico e, in molti casi, un considerevole risparmio in termini economici.

Sistemi di gestione documentale: semplificare la gestione dematerializzandola

Oggi il potenziale dell’archiviazione documentale digitale dovrebbe essere piuttosto chiaro a tutti. Ci basti pensare a come sia più agile – ed economico – far circolare un documento in formato digitale anziché la sua controparte materiale. Anche per questo motivo si prevede che il comparto dei software specializzati in gestione documentale nel mondo raggiunga nel 2023 il ragguardevole valore di 6,78 miliardi di dollari. Questo senza considerare le soluzioni non specializzate, ma che comunque includono al loro interno la gestione di documenti digitali.

Oggi gli strumenti per mettere in pratica una strategia di Digitalizzazione della gestione documentale non mancano. Anche in una burocrazia non certo facilitante come quella italiana, per esempio, la posta elettronica certificata e la possibilità di firmare i documenti digitalmente garantiscono la possibilità di creare filiere documentali nativamente e interamente digitali.

Digitalizzazione della gestione documentale: il primo passo è una strategia

Oggi esistono sul mercato ottimi strumenti per la gestione digitale di documenti e fatture. A fare la differenza, tuttavia, è l’approccio giusto, che sappia conciliare i vantaggi della soluzione tecnologica con i processi e le consuetudini aziendali, introducendo miglioramenti dove necessario, ma sapendosi anche adattare alle specificità di ciascuna azienda. Per questo motivo, è indispensabile seguire alcune linee guida per la creazione di una buona strategia di gestione digitale dei documenti. Ecco i punti principali:

Dimenticare la carta (e le sue implicazioni)

Inseriamo volutamente questo punto all’inizio della strategia, anche se ne compromette il rigore in senso strategico, poiché la capacità di cambiare paradigma costituisce il fondamento per qualsiasi strategia digitale efficace. In estrema sintesi, cercare di replicare i processi cartacei è un errore. Pensiamo a un modulo d’ordine che in cartaceo circola prima dall’amministrazione, poi dalla gestione e infine arriva alla produzione: perché replicare questo processo quando è possibile recapitarlo a tutti i reparti contemporaneamente subito dopo l’approvazione? Un esempio molto semplice, che però spiega perfettamente perché i processi andrebbero rivisti alla luce delle opportunità della gestione digitale.

Definire obiettivi e risultati misurabili

Altro passaggio chiave di qualsiasi strategia digitale: prima di avviare il processo di trasformazione è fondamentale avere le idee chiare sugli obiettivi della strategia. E, in termini di progetto, avere le idee chiare significa sviluppare KPI adeguati alla misurazione della performance. Per esempio, si può stabilire un obiettivo di risparmio in termini di tempo di lavorazione di una pratica, ma anche di emissione di una fattura, di registrazione di un ordine e così via. E soprattutto, darsi un tempo entro il quale gli obiettivi devono essere raggiunti o quantomeno avere segnali positivi.

Digitalizzazione gestione documentale

Automatizzare i processi più semplici

Il lavoro documentale spesso è costituito da processi ripetitivi (e poco stimolanti per chi li esegue). Attraverso la digitalizzazione della gestione documentale è possibile automatizzare, del tutto o in parte, la gestione ordinaria dei documenti, sia in modo supervisionato sia in modo completamente automatico. Questo ha il doppio vantaggio di rendere la gestione più veloce e di dare al personale la possibilità di dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto.

L’organizzazione è tutto

Uno dei principali errori nell’approccio al digitale, in particolare fra chi non ne padroneggia i meccanismi, è pensare che sia sufficiente salvare i documenti da qualche parte e poi lasciare che siano i sistemi di indicizzazione a rendere tutto disponibile attraverso una ricerca. Niente di più sbagliato: la creazione di un sistema di archiviazione efficace e condiviso è un passaggio preliminare fondamentale per fare sì che la gestione digitale dei documenti costituisca un reale vantaggio.

Una buona organizzazione in cartelle e raccolte permette di utilizzare realmente l’archivio in produzione, senza dover cercare ogni volta fra migliaia di documenti.

Usare il Cloud in modo efficace

Nel caso della gestione documentale digitale, il Cloud non è solo un buon luogo in cui fare i backup. Attraverso l’uso di strumenti adeguati è possibile, per esempio, rendere l’archivio disponibile anche a personale e operatori in mobilità, mantenendo sicurezza e riservatezza.

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