La gestione documentale, specialmente in un paese fortemente burocratizzato come l’Italia, rappresenta uno dei principali bisogni delle aziende di qualsiasi settore, in particolare di quelli con una forte presenza normativa, nei quali sono richiesti numerosi adempimenti.
Il digitale ha indubbiamente fornito un grande aiuto nella semplificazione dei processi di archiviazione e ricerca, ma come si gestiscono le aziende dove è ancora presente una considerevole quantità di documenti cartacei? La risposta sta nella digitalizzazione documentale, un processo che consente di trasformare i documenti cartacei in formati elettronici.
La fattura è probabilmente il tipo di documento più importante per le attività. Nel nostro paese la legislazione ne richiede la gestione digitale da diverso tempo e in Europa l’obbligo inizia a farsi strada in questo nuovo anno appena iniziato.
Il ritmo di questo processo di digitalizzazione è dettato dai tempi della pubblica amministrazione, che ha recentemente iniziato ad adottare un approccio “digital first” come prima opzione¹, secondo le linee guida pubblicate da AGID, facilitando l’agilità dell’intero ecosistema.
Gestione documentale: i principali vantaggi
Avviare un progetto di digitalizzazione documentale può sembrare controintuitivo: dedicare risorse alla conversione di documenti, nella maggior parte dei casi datati, potrebbe apparire superfluo. Tuttavia, è importante considerare che i dati così acquisiti diventano parte di un patrimonio aziendale sempre disponibile, facilmente accessibile e analizzabile.
Bisogna anche ricordare che non tutti i processi possono essere completamente digitali, specialmente quando si opera con il pubblico o in condizioni normative specifiche. La digitalizzazione documentale consente di integrare anche il risultato di queste operazioni in processi avanzati e automatizzati. Esaminiamo ora i principali vantaggi della gestione documentale.
Velocità
Un documento digitale può essere movimentato, consultato e maneggiato in modo molto più agile rispetto alle controparti fisiche. Questo snellisce le procedure, comprese quelle di approvazione e registrazione, permettendo, per esempio, di far circolare il documento contemporaneamente in ogni reparto per la lavorazione.
Risparmio
I documenti digitali non occupano spazio fisico. Questo permette di ridurre i costi per immagazzinarli, risparmiando anche tempo per quanto riguarda la movimentazione, la ricerca e in generale la gestione dell’archivio.
Efficienza e accesso alle informazioni
Come abbiamo accennato, i documenti digitali possono circolare con maggiore libertà, anche contemporaneamente in più reparti o presso più decisori. Inoltre, per la stessa ragione, possono essere consultati, raggiunti e analizzati con estrema facilità, anche in modo automatico.
Compliance: cosa dicono le norme italiane
La digitalizzazione dei documenti introduce nuove dinamiche nella loro gestione, in particolare oggi che il processo, in molti casi, prevede un’archiviazione tramite terzi nel Cloud. In questo contesto, entrano in gioco tutte le normative relative al digitale, da quelle generali come il GDPR a quelle specifiche. In alcuni settori, come quello medico o legale, emergono questioni come il valore probatorio, risolto da processi digitali avanzati e l’uso della firma elettronica per garantire l’autenticità del documento lungo l’intera filiera.
La sicurezza è un altro aspetto fondamentale, che deve essere garantita in modi che variano a seconda del settore. Come esempio, si possono citare NIS2 per i settori strategici e le infrastrutture critiche e DORA per i settori finanziari. Per orientare le aziende, un buon punto di partenza sono le Linee Guida pubblicate da AGID², che, pur essendo pensate per la pubblica amministrazione, costituiscono una solida base di riferimento.
Digitalizzare i documenti
Come abbiamo accennato in apertura, buona parte dei documenti oggi nasce già digitale e rimane in quella forma. Strumenti come quelli per la gestione della fatturazione elettronica in SAP si occupano di gestire questi aspetti collegandosi anche al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate e rispondendo alle norme nazionali ed internazionali.
Negli altri casi è possibile utilizzare strumenti di gestione documentale avanzata come SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText che si occupano dell’intera filiera, compresa la digitalizzazione dei documenti e la loro ingestione.
Migliorare l’efficienza grazie alla gestione documentale
La transizione verso la gestione documentale digitale in Italia non è solo una risposta alle esigenze di efficienza e velocizzazione dei processi interni aziendali, ma rappresenta anche un modo per adattarsi all’ambiente normativo in evoluzione e alle aspettative di un’economia sempre più interconnessa. Le tecnologie di digitalizzazione facilitano questo passaggio e aprono la strada a nuove possibilità di analisi e gestione dei dati, contribuendo a una maggiore trasparenza e conformità normativa.
Questo cambiamento, sebbene richieda un impegno iniziale, è un investimento a lungo termine per le aziende italiane. Attraverso la digitalizzazione, è possibile non solo rispondere in modo più efficace alle richieste attuali, ma anche prepararsi al meglio per le sfide future.
Nota ¹: Approfondimento SGPA – Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi su sito AGID
Nota 2: Approfondimento Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici su sito AGID
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