Il tema della gestione documentale è emerso per la prima volta nei primi anni 2000, quando alcune realtà hanno iniziato a intuire il potenziale insito nell’avere una copia digitale, archiviata e sempre raggiungibile, dei propri documenti. Oggi, a distanza di anni, una gestione digitale dei documenti solida e affidabile è una necessità, soprattutto in un contesto fortemente burocratizzato come quello italiano. Nel quale, fortunatamente, da alcuni anni è possibile archiviare i documenti anche in forma dematerializzata.
I principali vantaggi della gestione documentale
Se prendiamo a modello quello che accade all’estero, spesso ci si riferisce alla gestione documentale come a un vantaggio soprattutto interno. Senza dubbio questo aspetto è rilevante e ci torneremo, anche con alcuni esempi, nella seconda parte di questo articolo. Tuttavia, nei Paesi fortemente burocratizzati come l’Italia, al vantaggio strettamente operativo se ne aggiunge uno normativo. Disporre di un sistema di archiviazione documentale funzionale ed efficiente significa anche, nella maggior parte dei casi, avere un vantaggio operativo quando, per ragioni strettamente normative, è necessario produrre o fornire documentazione specifica.
Questo naturalmente è valido nelle realtà che decidono, o hanno deciso, di usare piattaforme come SAP per la gestione documentale, ma soprattutto hanno adottato un metodo efficace e funzionale per la gestione dei documenti in formato digitale.
Gestire i documenti attraverso ERP SAP
SAP dispone nativamente di una funzionalità dedicata alla gestione dei documenti, SAP DMS, disponibile come funzionalità standard quando viene installato un nuovo sistema ERP SAP. Grazie a questo modulo, che può essere implementato anche successivamente al deployment, la gestione dei documenti risulta perfettamente integrata con l’ecosistema SAP, con i vantaggi ben noti in termini di permeabilità e reperibilità delle informazioni.
Fra le caratteristiche più importanti della gestione documentale SAP ne troviamo molte che possono aiutare i processi aziendali, anche e soprattutto quelli amministrativi e gestionali, in particolare per quanto riguarda l’integrazione con i reparti produttivi e logistici.
Oltre a permettere di raggiungere tutti i documenti aziendali in un unico repository, infatti, SAP DSM permette anche, per esempio, di conservare diverse versioni di un documento per il tracciamento, oltre a organizzarli secondo una gerarchia prestabilita e disporre di un sistema di approvazione centralizzato e automatizzato. Quest’ultimo si rivela particolarmente utile quando la filiera prevede numerosi passaggi di approvazione, per esempio nel caso delle fatture in pagamento.
Naturalmente a queste funzioni se ne affiancano alcune più strettamente legate alla gestione dei sistemi informativi, per esempio la possibilità di accedere ai documenti via Web sicuro, l’integrazione con Esplora Risorse di Windows e un sistema evoluto di gestione dei permessi.
Perché la gestione documentale è così importante?
Prima di rispondere a questa domanda, limitiamoci a una semplice osservazione: quanto spesso accade, specialmente nelle aziende che non percepiscono la gestione documentale come un valore aggiunto, che i processi siano rallentati o bloccati proprio dalla difficoltà nel reperire documenti e informazioni?
Per chiarire con una serie di esempi, ne portiamo alcuni con crescente livello di complessità: pensiamo per esempio all’arrivo di merce in azienda, dove verosimilmente il ricevente dovrà gestire una bolla di accompagnamento e una picking list, per poi passarli agli acquisti per verificare che tutto sia coerente e così via. La circolazione fisica della carta rende questo processo estremamente lento e soggetto a errori (e a eventuali smarrimenti). Operare in digitale permette, per esempio, di effettuare automaticamente le verifiche del caso, sulla base del numero d’ordine interno o esterno.
Venendo a un esempio più complesso, immaginiamo un’azienda a cui venga richiesto di effettuare manutenzione su un macchinario non più in produzione, e che sia necessario prima di tutto recuperare progetti, disegni e specifiche. In alcuni casi questo è difficoltoso, e talvolta addirittura impossibile, con tutte le implicazioni del caso. Laddove, con un sistema informativo adeguato, sarebbe possibile reperire l’intera documentazione in minuti o addirittura secondi.
Ecco perché disporre di un sistema, ma soprattutto di un metodo, di gestione documentale diventa sempre più importante con il crescere delle dimensioni dell’azienda.
Opportunità di miglioramento
Come possiamo evincere anche dagli esempi, si tratta, ancora una volta, di un cambiamento culturale prima che tecnico. Le aziende che hanno già una buona cultura del dato pregressa (anche analogica) troveranno in strumenti come SAP DMS un validissimo appoggio per incrementare ulteriormente la loro efficienza.
Quelle che invece non hanno mai percepito l’organizzazione e l’archiviazione documentale come una priorità avranno l’opportunità per coglierne i grandi vantaggi e avviare un processo virtuoso di miglioramento.
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