Che si tratti di una prima implementazione o di una sostituzione del gestionale, la gestione del cambiamento è uno degli aspetti più critici dei progetti ERP. Se da un lato, infatti, adottare un sistema di gestione più performante, o più adatto alle esigenze aziendali, costituisce senza dubbio un’opportunità, ci sono anche numerose sfide che richiedono una gestione del cambiamento efficace, sia dal punto di vista tecnico e operativo sia da quello delle risorse umane.

Spesso, infatti, i cambiamenti, di qualsiasi tipo, incontrano all’interno della filiera diverse tipologie di resistenza. Alcune sono di carattere operativo, e si gestiscono in modo tutto sommato semplice attraverso la messa in opera di un buon piano tecnico di gestione del cambiamento aziendale. Ma altre resistenze dipendono soprattutto dalle consuetudini e da una certa reticenza al cambiamento che caratterizza, in diversa misura, tutte le realtà lavorative. Per questo motivo, gestire correttamente il cambiamento è una parte fondamentale di qualsiasi progetto di sostituzione o introduzione del software ERP. Vediamo nel dettaglio alcuni accorgimenti che possiamo mettere in pratica per fare in modo che tutto si svolga per il meglio.

La gestione del cambiamento dal punto di vista tecnico

Per quanto possa sembrare controintuitivo per i non addetti ai lavori, in molti casi è più complesso affrontare il cambiamento di un software ERP, o di una infrastruttura in generale, di quanto non lo sia effettuare una nuova installazione.

Spesso, infatti, sostituire un vecchio sistema significa dover affrontare alcuni passaggi intermedi quali l’adeguamento dei dati, gli aggiornamenti degli standard ed eventualmente l’integrazione con sistemi datati, qualora non sia possibile sostituirli. Inoltre, spesso l’hardware utilizzato nel caso di soluzioni on premises risulta essere privo di valore residuo, il che costituisce un’ulteriore criticità in termini di resistenze al cambiamento.

In ogni caso, l’implementazione di un nuovo sistema ERP generalmente parte da un reparto o da una divisione. Tipicamente, per ragioni di opportunità, si sceglie di iniziare con un reparto a basso volume o a basso impatto, in modo che eventuali criticità sul campo possano essere contenute e affrontate senza ripercussioni significative.

Al di là delle specifiche sfide tecniche, per una corretta gestione del cambiamento è infatti indispensabile che dal punto di vista tecnologico sia fatto tutto il possibile per rendere il passaggio alla nuova soluzione, o l’adozione del sistema, il più facilitante possibile.

Teniamo comunque presente che la gestione del cambiamento in un progetto ERP può essere un task a lungo termine, in particolare in filiere complesse che richiedono aggiustamenti, per esempio dal punto di vista dei flussi di lavoro o dell’interfacciamento con i sistemi esistenti.

Gestire il cambiamento nei progetti ERP: le risorse umane

Se gli aspetti tecnologici dell’adozione di un nuovo software ERP costituiscono senza dubbio una sfida, dobbiamo tenere in considerazione che le principali criticità saranno relative all’adozione del nuovo sistema e delle nuove procedure. Per questa ragione, nella gestione del cambiamento è fondamentale porre la giusta attenzione al coinvolgimento del personale a tutti i livelli, dal management alle posizioni operative.

Gestione del cambiamento

Formazione e comunicazione sono i due pilastri del cambiamento

Una delle principali problematiche da affrontare quando c’è un cambiamento in corso è quella legata alla corretta comunicazione di quanto sta accadendo. Purtroppo, in molti casi accade che le principali resistenze derivino dalla sensazione che il cambiamento stia avvenendo senza dare le corrette informazioni a chi dovrà usare la soluzione sul campo. Assicurarsi che le finalità e gli obiettivi siano condivisi dall’intera azienda, e soprattutto dare a tutti l’opportunità di ricevere una formazione adeguata, sarà fondamentale per disinnescare questo tipo di resistenze.

Trovare gli “ambasciatori” del progetto

I momenti formativi e informativi saranno utilissimi anche per identificare fra il personale i promotori del progetto, da identificare fra le figure più positive nei confronti dell’adozione delle nuove soluzioni. Nella scelta degli ambassador del progetto è fondamentale effettuare la selezione nel modo più trasversale possibile, in modo da coinvolgere tutti i livelli e tutti i reparti nell’azienda. Se l’azienda prevede un sistema di rewarding, alcuni obiettivi potrebbero essere legati proprio al progetto di cambiamento del software ERP.

Diamo riscontri dei cambiamenti in corso

Non sempre le soluzioni per essere efficaci devono essere particolarmente complesse. Se sussistono resistenze o difficoltà al cambiamento, molto spesso è sufficiente dare riscontri su quello che sta accadendo e dei vantaggi che questo comporta. L’abilità in questo caso sta nell’identificare quali sono i punti di contatto più importanti per ciascuno stakeholder. Per esempio, un sistema di report più agile e completo può essere adatto per il management, mentre la semplificazione di un processo o di una procedura dovrà essere mostrata ai reparti operativi.

Forniamo una visione a lungo termine

Spesso le resistenze al cambiamento esistono perché non tutte le persone all’interno dell’azienda hanno il quadro completo della situazione. Fornire una visione a lungo termine può sia favorire il senso di appartenenza sia permettere di accettare eventuali difficoltà durante il percorso, a vantaggio di un risultato finale i cui benefici sono evidenti e condivisi.

In Regesta il Change Management è un fattore chiave nello sviluppo di tutti i nostri progetti SAP. Per questo motivo, ci definiamo un’azienda IT con le persone al centro.

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