Sistemi di gestione documentale
I nostri sistemi di gestione documentale permettono sia l’organizzazione dei documenti, sia la creazione di flussi di lavoro, completamente digitali o ibridi
Un sistema di gestione documentale davvero efficace deve garantire l’equilibrio perfetto fra soluzione tecnologica ed esigenze aziendali. Deve essere la tecnologia, infatti, ad adattarsi perfettamente all’operatività di ogni singola realtà. Solo così può diventare uno strumento strategico capace di aumentarne l’efficienza, migliorarne la gestione della conoscenza e la conformità alle normative, anche per quanto riguarda la conservazione dei documenti.
La gestione documentale digitale oggi permette di organizzare al meglio ogni workflow, anche in contesti ibridi in cui alcuni passaggi devono restare analogici, per necessità relazionali o organizzative. Con strumenti adeguati, possiamo ricondurre questi bisogni a un sistema ordinato e monitorabile, che permetta alle aziende di sfruttare tutti i vantaggi della digitalizzazione anche quando lo scenario iniziale è apparentemente complesso o presenta esigenze molto specifiche.
Le principali caratteristiche di un sistema di gestione documentale
Cosa bisogna aspettarsi da un sistema di gestione elettronica documentale? Prima di tutto la capacità di adattarsi in modo naturale ai processi aziendali, contribuendo a semplificarli senza mai comprometterne l’organizzazione e la natura. Ecco alcune delle principali caratteristiche dei prodotti e servizi che offriamo per rendere la gestione aziendale completa, trasparente e priva di silos informativi.
Gestione dei processi aziendali documentali (BPM) con utilizzo di workflow: digitalizzazione dei documenti di trasporto attivi (DDT di vendita) tramite sessioni di firma elettronica e produzione della prova di consegna (POD proof of delivery), digitalizzazione dei documenti di trasporto passivi (DDT di acquisto) tramite scansione mediante barcode e intelligenza artificiale, gestione degli ordini di acquisto (ODA), gestione note spese, gestione dei flussi doganali di import e export, ottimizzazione dei flussi HR tramite sessioni di firma elettronica.
La digitalizzazione dei processi, dagli ordini di acquisto ai documenti di trasporto, dalle note spese alla gestione doganale, insomma, diventa una risorsa che abilita agilità operativa, controllo e tracciabilità. L’impiego di tecnologie come la firma elettronica e l’intelligenza artificiale permette di automatizzare le operazioni più ripetitive e di liberare tempo e risorse per attività a maggior valore.
I nostri sistemi di gestione documentale si adattano perfettamente in ogni flusso di lavoro, anche negli ambiti più strutturati, come la logistica o la gestione delle risorse umane. L’obiettivo è sempre lo stesso: garantire una gestione ordinata, conforme e immediatamente fruibile delle informazioni.
A proposito di integrazione, la gestione documentale digitale deve naturalmente integrarsi in modo trasversale e trasparente con tutti gli elementi dell’ecosistema aziendale. I nostri servizi permettono la gestione di progetti documentali con integrazione fra sistemi diversi: ERP SAP, DMS (Document Management system) e sistemi esterni (fatturazione elettronica, documenti doganali, documenti RENTRI per la gestione dei rifiuti, conservazione a norma).
Servizi di gestione documentale: le funzionalità che semplificano i processi
Le caratteristiche generali dei sistemi costituiscono il motore della gestione documentale. Ma una volta che i documenti sono digitalizzati, è possibile sbloccare funzionalità e strumenti avanzati che permettono decisioni più rapide, una visibilità più ampia e in generale un utilizzo migliore dei dati aziendali presenti nei documenti.
Ricordiamo alcune delle caratteristiche fondamentali che caratterizzano la nostra offerta per la gestione documentale digitale.
- Supporto al Responsabile gestione documentale e agli utenti per sistemi in produzione
- Archiviazione documentale e ottimizzazione della ricerca delle informazioni
- Redazione manuale sistema documentale
- Audit sistema di archiviazione
- Gestione delle relazioni documentali in SAP tra tutti gli oggetti SAP, per esempio per dare visibilità all’amministrazione di avere accesso agli ordini e i documenti di trasporto relativi alle fatture di acquisto e le fatture di vendita
Fatturazione elettronica italiana: i vantaggi dell’integrazione con la gestione documentale
Oltre a essere un obbligo di legge, la fatturazione elettronica può diventare un potente strumento di efficienza, se collegata a un sistema di gestione documentale digitale. Attraverso questo, infatti, è possibile gestire fatture e movimenti direttamente dall’interno del proprio ecosistema, senza costringere gli operatori al passaggio da strumenti di terze parti. La possibilità di effettuare tutte le operazioni da un solo sistema semplifica i processi e riduce i margini di errore. Ecco alcuni degli strumenti con cui abilitiamo il potenziale della gestione documentale elettronica.
- Gestione accreditamento presso SDI (Sistema di Interscambio) della società cliente
- Consulenza su creazione file XML con ERP SAP
- Consulenza tecnico / normativa su regole di fatturazione italianaù
- Gestione progetti di fatturazione elettronica attiva e passiva con ERP SAP e riconciliazione fatture
- Implementazione processi con OpenText VIM per automatizzazione processi di contabilità
- Integrazione sistema SAP con sistemi documentali e conservazione a norma
Fatturazione elettronica internazionale: gestione documentale semplificata
La gestione dei documenti fiscali nello scenario internazionale può essere complessa. Anche in questo caso, disporre di uno strumento efficace, coerente e unificato permette di rendere il lavoro più lineare e strutturato. Grazie alla nostra esperienza nel campo della gestione documentale, possiamo realizzare sistemi in grado di farsi carico della complessità gestionale e burocratica, a vantaggio di una maggiore efficienza e agilità operativa.
- Supporto accreditamento presso società governative per interconnessione al fine di consegna fatture al destinatario finale (ad esempio ANAF in Romania)
- Gestione di accreditamento su piattaforma Peppol mediante SAP
- Consulenza su creazione file XML con ERP SAP sui diversi Paesi
- Consulenza tecnico / normativa su regole di fatturazione elettronica
- Gestione progetti di fatturazione elettronica attiva e passiva con ERP SAP e riconciliazione fatture
- Implementazione processi con OpenText VIM per automatizzazione processi di contabilità
- Integrazione sistema SAP con sistemi documentali e conservazione a norma
Le altre caratteristiche dei nostri sistemi di gestione documentale
E-reporting / SAF-T
- Supporto accreditamento presso società governative per interconnessione al fine di consegna documenti di registro all’agenzia governativa
- Gestione di accreditamento su piattaforma Peppol mediante SAP
- Consulenza tecnico / normativa su regole E-reporting / SAF-T
- Consulenza su creazione file XML con ERP SAP sui diversi Paesi
Firme elettroniche
- Analisi dei processi di firma all’interno delle organizzazioni
- Supporto nella redazione dei manuali di firma e della contrattualistica
- Costante aggiornamento della normativa in materia di firma elettronica semplice (FES), firma elettronica avanzata (FEA), firma elettronica qualificata (FEQ)
- Gestione progetti con utilizzo di tavolette per la firma grafometrica
- Scelta del provider di firma elettronica
- Consulenza legale sui sistemi di firma e la contestuale conservazione a norma dei documenti
Conservazione a norma
- Analisi dei processi di Conservazione in essere
- Supporto nella redazione dei manuali di conservazione e della contrattualistica
- Costante aggiornamento della normativa
- Consulenza fiscale, legale e amministrativa sul processo di conservazione a norma
- Formazione e supporto del Responsabile della Conservazione ed eventuali delegati
- Funzione del Responsabile della Conservazione
- Audit del processo di Conservazione
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