Quando un’azienda decide di affidarsi a tecniche di business analytics, il primo pensiero corre subito agli strumenti che tutti noi abbiamo utilizzato più o meno spesso nella nostra vita professionale: le suite di programmi per l’ufficio, in particolare i fogli di calcolo. Tuttavia, i limiti, tecnici e operativi, imposti da questi strumenti ben presto diventano bloccanti per le attività di business intelligence. Vediamo quali sono i principali limiti delle applicazioni di foglio di calcolo tradizionali, per esempio Microsoft Excel, e perché è necessario passare a soluzioni più evolute.
Le dashboard sono lo strumento della reportistica di oggi
Per capire i limiti dei fogli di calcolo nella business analytics, dobbiamo partire da un assunto, che costituisce una delle basi della trasformazione in azienda data driven: per poter essere utili, i dati non possono essere solo letti, ma devono essere presentati in una forma rapidamente comprensibile, affinché vengano analizzati e studiati in modo agile anche da chi non ha una formazione strettamente informatica.
In questo contesto, lo strumento di elezione di qualsiasi approccio data driven moderno sono le dashboard, il cui compito è proprio quello di fornire una lettura dei dati più rapida e intuitiva, e soprattutto aggiornata in tempo reale. Qui i fogli di calcolo mostrano le loro debolezze principali, proprio perché concepiti come strumenti di elaborazione locale e solo successivamente adattati ad utilizzi diversi. Ecco quali sono i principali limiti che ancora si rilevano nell’uso di queste soluzioni.
La gestione dei dati esterni è laboriosa
Se si utilizza un applicativo locale, per qualsiasi tipo di analisi i dati devono esistere all’interno del programma stesso. Questo significa che, per qualsiasi tipo di elaborazione, devono essere importati. Il che porta con sé sia un problema strettamente operativo, laddove sia necessario consolidarli, sia un problema con gli aggiornamenti, dal momento che le soluzioni per connettere i fogli di calcolo a sorgenti esterne aggiornate in tempo reale sono laboriosi e vulnerabili a errori. Certo, esistono strumenti per mitigare queste problematiche, e le controparti in Cloud spesso sono più flessibili. Ma si finisce per investire più risorse in fix e workaround di quelle che sarebbero richieste da una soluzione strutturata.
La collaborazione è limitata e il controllo delle versioni è complicato
Anche senza arrivare all’estremo, oggi anacronistico, dei file locali condivisi via mail o condivisioni di rete da chi li ha elaborati, gli strumenti di collaborazione offerti anche dai più evoluti strumenti per l’ufficio, come Office 365, non sono progettati per il tipo di collaborazione necessaria nella business analytics.
Banalmente perché non è possibile, a meno di soluzioni molto complesse, gestire in modo approfondito privilegi di accesso e modifica differenziati, con il rischio che utenti meno esperti compromettano il lavoro del team.
La personalizzazione è limitata
Per quanto lo sforzo degli sviluppatori sia sempre teso a migliorare gli strumenti anche dal punto di vista delle opzioni di personalizzazione, Excel e gli altri fogli di calcolo hanno ancora molti limiti nella formattazione di grafici e strumenti di presentazione avanzata. La creazione di una dashboard che si adegui al 100% alle esigenze di una reale attività di business intelligence richiede molte ore di lavoro, spesso da ripetere prima di ogni sessione di presentazione dei dati.
Strumenti di analisi avanzata per superare i limiti
Che si tratti di Business Intelligence o di qualsiasi altro tipo di analisi avanzata dei dati, i fogli di calcolo presentano il fianco molto in fretta. Sia per i limiti sopra citati, sia per una serie di limiti tecnici molto più semplici. Per esempio, non sempre le formule disponibili offrono la capacità adeguata, oppure non esistono sistemi di controllo e gestione degli errori. Ma, ancora più a monte, i fogli di calcolo spesso non sono sufficienti a gestire la quantità di dati provenienti da un’azienda che voglia implementare sistemi di controllo consistenti (il numero di righe di Excel, per esempio, è limitato a 1.048.576, un numero solo apparentemente considerevole).
Per questo motivo, le aziende che intendano avviarsi verso una gestione più analitica e data driven devono affidarsi a strumenti più evoluti, per esempio i tool di business analytics di SAP. L’offerta comprende strumenti e soluzioni per qualsiasi necessità e qualsiasi tipologia di azienda, dalla realtà produttiva a singola sede fino alle entreprise.
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