Dal 01/01/2022 sono ufficialmente entrate in vigore le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” redatte dall’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) nel Settembre 2020.

Le Linee Guida, fornendo le indicazioni utili per usufruire di tutti i servizi che il digitale offre in termini soprattutto di conservazione sostitutiva, costituiscono una guida a cui le Pubbliche Amministrazioni (Art. 2, comma 2 – CAD Codice dell’Amministrazione Digitale) e i soggetti privati (Art. 2, comma 3 – CAD) possono attingere per rimodulare la propria struttura e adeguarsi a quanto richiesto dalla normativa.

Le principali novità contenute in questo testo sono le seguenti:

  • La Figura del Responsabile della Conservazione: si richiede la creazione della figura del Responsabile della Conservazione, cioè di colui che dovrà supervisionare e condurre il processo di conservazione. Questo soggetto potrà essere nominato sia internamente all’organizzazione, sia dall’esterno. L’importante è che non coincida con la figura del conservatore e per assolvere al suo ruolo, dovrà possedere competenze non solo in ambito legale, ma anche informatico e archivistico. Il Responsabile della Conservazione predispone inoltre il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

N.B. E’ importante sottolineare che nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato a un conservatore (quindi in outsourcing), parte delle attività in capo al Responsabile della Conservazione potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione.

  • Metadati: vengono introdotti nuovi metadati che permettono una maggiore interoperabilità, nonché una più vasta chiarezza e conoscibilità degli stessi, così da rendere la lettura del documento il meno approssimativa possibile. In tal modo, sarà possibile approcciarsi all’intero contesto documentale seguendo un percorso diretto e rapido (Allegato 5).
  • Formati Compatibili: un’altra novità introdotta riguarda le tipologie di file consentite. Gli elenchi degli standard, delle specifiche tecniche e dei formati utilizzabili quali riferimento per il sistema di conservazione sono riportati negli allegati 2 “Formati di file e riversamento” e 4 “Standard e specifiche tecniche”.
  • Standard di Conservazione: è prevista anche la sostituzione dello standard di conservazione vigente. Quello nuovo, chiamato SInCRO UNI 11386:2020, andrà a ottimizzare sia il processo di indicizzazione, sia quello di interoperabilità dell’intero sistema informativo.

Ricordiamo inoltre che la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche emesse-ricevute e degli altri documenti fiscali, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

In considerazione di tali scadenze e per una corretta schedulazione delle attività, siamo disponibili a fornire l’assistenza relativa alle procedure di conservazione.

Per qualsiasi richiesta, è possibile richiedere assistenza personalizzata da parte dei nostri consulenti procedendo all’apertura di un ticket di supporto in Area Alink sul portale Regesta.

Di seguito trovate un elenco dei principali link dai quali potete prendere visione delle Linee Guida nel loro dettaglio: