La fatturazione è un processo cruciale all’interno dei flussi di lavoro aziendali. Oltre che per la ragione più naturale, ovvero che il pagamento da parte dei clienti è vincolato all’emissione delle fatture, anche perché, in particolare in un sistema fiscale complesso come quello italiano, effettuare operazioni a prova di errore introduce importanti livelli di complessità, pur essendo indispensabile per evitare il rischio legato a sanzioni di varia natura. L’automazione dei workflow legati alla fatturazione costituisce il supporto ideale, anche in caso di fatturazione elettronica verso l’estero, per ridurre le criticità legate alle operazioni amministrative.

La fatturazione automatica è un’opportunità

Ogni anno le aziende emettono miliardi di fatture e, secondo alcuni studi, questo numero è destinato a quadruplicare. Questo, per le aziende che hanno deciso di mettere in pratica la trasformazione digitale, costituisce senza dubbio un’opportunità. Sfruttare tecniche e strumenti per l’automazione dei workflow legati alla fatturazione, infatti, permette di ottenere alcuni importanti vantaggi, fra i quali spiccano la riduzione dei costi e degli errori umani che spesso accompagnano una gestione manuale o comunque tradizionale della fatturazione.

Se a questi aggiungiamo le ulteriori criticità introdotte dalla fatturazione elettronica e dalle specifiche richieste dei sistemi di interscambio, non è difficile immaginare come gli strumenti di workflow automation siano la soluzione perfetta per guadagnare competitività anche dal punto di vista della velocità e affidabilità nell’emissione dei documenti.

I vantaggi dell’automazione del workflow di fatturazione diventano ancora più interessanti quando ci permettono di risolvere anche le complessità legate alla fatturazione elettronica verso l’estero: vediamo quelli principali.

I vantaggi dell’automazione dei workflow

Quando un’azienda decide di utilizzare un sistema di fatturazione automatica, è indispensabile che questo si integri con eventuali sistemi informativi già presenti. La possibilità di interscambiare i dati, infatti, è uno dei punti fermi della trasformazione digitale. Se il sistema di fatturazione si integra con i flussi di lavoro digitali già presenti, i vantaggi attesi sono i seguenti:

Automazione Workflow

Riduzione del tempo per fattura richiesto

Probabilmente si tratta del vantaggio più immediato da spiegare: in un workflow di fatturazione automatizzato, il personale non deve emettere le fatture manualmente, ma controllare la validità dei dati e gestire eventuali eccezioni. Questo comporta una considerevole riduzione del tempo necessario per l’emissione di ogni documento.

Riduzione dei costi

L’automazione del workflow, in particolare se si utilizza un sistema di fatturazione elettronica, comporta una riduzione dei costi di overhead legati ai tempi, ma anche una riduzione dei costi collegati, per esempio, alla stampa e alla circolazione dei documenti. Inoltre, l’integrazione completa con il sistema di interscambio permette di risolvere in modo automatico anche le problematiche legate, per esempio, alla fatturazione elettronica per l’estero, riducendo di fatto anche i costi legati a eventuali errori o difformità rilevate a livello amministrativo. 

Miglioramento dell’efficienza

L’utilizzo di strumenti di workflow automation per la gestione della fatturazione introduce due importanti miglioramenti. Il primo è legato a una precisa gestione per le scadenze: un sistema automatizzato, infatti, non subisce i carichi di lavoro aziendali, che in alcuni casi nella gestione tradizionale possono impedire agli operatori di emettere le fatture nelle tempistiche previste. Inoltre, le fatture imprecise, inaccurate o con errori costituiscono ancora una voce di costo considerevole per le aziende, che con una gestione automatizzata si riduce drasticamente. 

Miglioramento della compliance

Un sistema di automazione dei workflow ben strutturato può gestire senza errori un qualsiasi numero di specificità ed eccezioni, una volta configurato nel modo corretto. Questo significa che, anche qualora si verificassero errori o inefficienze legati a fiscalità particolari, eccezioni di qualche tipo o altre singolarità, una volta gestite a livello di sistema sono destinate a non ripetersi. Inoltre, le principali soluzioni per la fatturazione dispongono già di corpose librerie in grado di coprire la maggior parte delle casistiche, riducendo la necessità di interventi da parte di esperti di contabilità o finanza. 

Soluzioni complete e integrate per la fatturazione automatica

Abbiamo visto come una soluzione in grado di collegarsi al sistema di interscambio per la fatturazione elettronica costituisca un tassello indispensabile nella gestione creazione di un workflow automatizzato efficace. Nel campo delle soluzioni SAP possiamo affidarci a SAP Document Compliance, disponibile in lingua italiana e per il sistema di interscambio di Agenzia delle Entrate, che permette di gestire internamente all’infrastruttura tutto il processo di fatturazione elettronica, anche per l’estero, e di creare flussi di lavoro automatizzati ad alta efficienza.